Como jefe de gabinete de un vicepresidente sénior que dirige un equipo global, una parte fundamental de mi trabajo es mantener encaminados los proyectos y los negociadores que los poseen. Para ello, mi filosofía rectora es el esencialismo, la encarnación del “ menos es más ”.
Esto comienza con ver el alcance completo de los proyectos y, a partir de ahí, clasificar y reducir el alcance a los principales puntos focales para mejorar la productividad. Más que una herramienta de gestión o priorización de tareas, una mentalidad esencialista puede ayudarlo a concentrarse en las cosas más significativas tanto en su trabajo como en su vida.
Esencialismo: Esencialización para uno mismo
Como la mayoría de la gente, a menudo me piden que complete muchas más cosas en un día de lo que es posible. La única forma en que puedo navegar por estas expectativas es practicando el esencialismo para priorizar mi trabajo y mi vida personal.
El esencialismo reduce la avalancha de mensajes entrantes y solicitudes de reuniones a solo aquellos con el mayor impacto para la empresa. Esto inevitablemente significa que NO se completará todo lo que está en mi lista de “cosas por hacer” .
He aprendido a aceptar que está bien decir que no a algunas cosas. La mayoría de las veces, encontrará que las cosas en las que elige no concentrarse se resolverán solas sin su ayuda, o quedarán sin resolver y tendrán pocas ramificaciones.
Del mismo modo, en mi vida personal, también dedico tiempo a evaluar si las cosas en las que me estoy enfocando están alineadas con mis prioridades y objetivos. Al centrarme en las cosas que son importantes para mí, me aseguro de incorporarlas, o al menos de perseguirlas, en mi día a día.
Esencialismo para el Equipo
Una vez que tengo ordenados mis propios elementos esenciales, amplío mi visión para asumir las necesidades del equipo. Los organizo en tres cubos.
Comprender las prioridades: empiezo por asegurarme de tener siempre un buen control de las prioridades de mi vicepresidente sénior y de los ejecutivos más importantes de nuestro equipo. Tener esta comprensión de lo que más le importa a él y al liderazgo de la empresa me permite calibrar proyectos de toda la empresa.
Necesito poder clasificar sus prioridades entre todo el ecosistema de solicitudes para poder determinar las prioridades importantes para la organización, en comparación con solo las de un individuo.
Hacer listas: llego a la oficina temprano en la mañana antes de que lleguen los demás para poder ordenar mis pensamientos. También hago una lista de las cosas que necesito lograr para ese día y durante la semana.
Soy fanático de las listas porque son una excelente manera de mantenerse en el camino correcto y evaluar el progreso.
El truco para aprovechar al máximo sus listas es seguir reevaluándolas y alineándolas para abordar primero los elementos más importantes o sensibles al tiempo. Otra forma de optimizarlos es prestar atención a aquellos elementos que NUNCA parecen salir de él.
Por lo general, indican una de dos cosas:
- El elemento no necesita estar en la lista ya que no es tan importante . Si ese es el caso, no dude en quitarlo de la lista.
- Es un elemento muy crítico que está retrasando por alguna razón . Identifica cuál es el obstáculo. Tal vez sea una tarea muy tediosa, realmente difícil y compleja, o requiera trabajar con personas con las que preferirías no tratar, etc. Una vez que descubras las razones detrás del retraso, aprende cómo superar el problema.
Seguimiento : con frecuencia me comunico con los miembros del equipo para ver cómo progresan los proyectos y las tareas. Esto nos ayuda a todos a impulsar los proyectos más críticos.
En estos controles, trato de ayudar a las personas a eliminar los cuellos de botella ayudándolos a navegar por la estructura corporativa, o sugiriendo enfoques y recursos alternativos para resolver los problemas.
